Herausgegeben von der gesetzlichen Interessensvertretung, der Fachgruppe der Freizeit- und Sportbetriebe in der Sparte Tourismus und Freizeitwirtschaft der Wirtschaftskammer Wien, 2011.
Präambel
Der Wedding Planner, in Folge WP genannt, ist ein neuer Beruf, der als Antwort auf eine in Europa am Anfang stehende Trendentwicklung mit großem Potenzial steht.
Beeinflusst von US-amerikanischen Medien ist es trendy, andererseits aber auch aufgrund soziokultureller Veränderungen oft notwendig, einen WP zu engagieren. Diese Veränderungen basieren einerseits auf der Tatsache, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit ineinander übergehen und dem einzelnen zu wenig Zeit bleibt, um sich einen Überblick über die Vielzahl an Möglichkeiten für die Organisation einer Hochzeitsfeier zu verschaffen. Andererseits ist der private Kunde, auch mangels objektiver Sicht, vom nicht immer fachlich qualifizierten Angebot überfordert und bedarf objektiver fachlicher Hilfe, um nicht das bloß passende, sondern das perfekte Konzept für den wichtigsten Event im privaten Leben zu finden.
Um zu verstehen, was Brautpaare wollen, bedarf es Geduld, Einfühlungsvermögen und die Kunst, viele – und die richtigen – Fragen aufgrund einschlägiger Erfahrung zu stellen. Starre gedankliche Konstrukte und überkommene Denkschemata werden durch die kreative Beratung des WP nicht nur relativiert, sondern aufgebrochen, und der Kunde wird in die Lage versetzt, seine Individualität besonders bei seiner Hochzeit hervorzuheben.
Als Intermediär ist der WP eingebettet in das Zusammenspiel vieler Dienstleister und einem Auftraggeber, dem Brautpaar.
Die Situation „Hochzeit“ ist eine Besonderheit im Leben der Menschen. Ein von vielen als einmalig im Leben geplanter privater Event, der aufgrund dieser Einzigartigkeit perfekt sein muss. Dieser Wunsch zum Perfektionismus bringt viel Druck und Stress mit sich, der große Emotionen auf Seiten der Auftraggeber freisetzen kann. Damit muss ein WP umgehen können.
Dem WP obliegt es, als Verbindungsglied zwischen Brautpaar und Dienstleistern, die ebenso wie er/sie selbst, zum größten Teil in den Bereich der KMU fallen, zu agieren. Es gilt alle Risiken abzuwägen und aufzuzeigen, die sich aus den abzuschließenden Verträgen ergeben könnten.
Nur der Einsatz eines professionellen WP stellt dem Hochzeitspaar für das eingesetzte Budget die bestmögliche Leistung seitens der verschiedenen Dienstleister sicher und bewahrt die Auftraggeber vor möglichen Schäden.
Definition
Wedding Planner sind Unternehmer (Gewerbetreibende), die sich mit der Beratung, Planung, Organisation, Durchführung und Koordination von privaten Veranstaltungen, nämlich Hochzeitsfeiern, beschäftigen. Sie sind meistens KMU (kleine und mittlere Unternehmen).
Gewerbeberechtigung
Der WP benötigt als Unternehmer eine Gewerbeberechtigung, welche die Organisation privater Veranstaltungen beinhaltet.
Qualifikation und Ausbildung
Grundlagen:
Der Beruf des WP stellt gewerberechtlich ein freies Anmeldegewerbe dar. Umso wichtiger ist es, dass der Unternehmer über eine fundierte Ausbildung verfügt.
Wünschenswert sind eine umfassende Allgemeinbildung, sowie eine angemessene Berufspraxis im Bereich des Veranstaltungsmanagements.
Unbedingt notwendig sind Einfühlungsvermögen und realistisches, projektbezogenes Denken.
Zur Qualifikation zählen insbesondere Grundlagen geschäftlicher Kommunikation, des Projektmanagements und der Verhandlungsführung.
Fachqualifikationen:
· Betriebswirtschaftskenntnisse inkl. Budgetplanung
· Grafikkenntnisse
· Kulturvermittlungskenntnisse
· Kundenbetreuungskenntnisse
· Marketing- und PR-Kenntnisse
· Projektmanagementkenntnisse und Zeitmanagement
· Rechnungswesen-Kenntnisse; Controlling
· Vertriebskenntnisse
· Tourismusorganisation – Ausbildungsschwerpunkt Städtetourismus und Eventmanagement
Überfachliche Qualifikationen:
· Unternehmerisches Denken
· Selbständige Arbeitsweise
· Durchsetzungsvermögen
· Einsatzbereitschaft
· Fähigkeit zur Zusammenarbeit
· Kommunikationsfähigkeit
· Problem- und Konfliktlösungsfähigkeit
· Kreativität
· Organisationstalent
Haupttätigkeit des WP
WP beraten, planen, organisieren und koordinieren Hochzeiten.als private Veranstaltungen.
Zu den Aufgaben des WP gehören:
· Projektleitung
· inhaltliche, personelle und budgetäre Planung
· Auswahl von Veranstaltungsörtlichkeiten
· Auswahl diverser Dienstleister (wie z.B. Catering, Florist, Friseur,Visagist)
· Controlling
· Laufende Berichterstattung an das Brautpaar
· Koordination sämtlicher Lieferanten, Subunternehmer und Partner
Leistungsportfolio des WP
Darunter fallen folgenden Leistungen:
Briefing:
kurze Vorabinformation des Brautpaares
Beratung:
Informationserteilung aufgrund des Briefings
Planung:
Konzepterstellung
Organisation:
Umsetzung des erstellten Konzepts
Update-Briefing:
laufend kurze Infos an das Brautpaar, um dieses über den gesamten Zeitraum am Laufenden zu halten
Koordination:
Anwesenheit am Tag der Hochzeit und Sicherstellung, dass das Konzept vereinbarungsgemäß umgesetzt wird, d.h. Lieferanten vertragsgemäß leisten.
De-Briefing:
In Nachbesprechung gibt das Ehepaar seine Zufriedenheit über die erbrachten Leistungen bekannt
Im Detail
· Beratung des Auftraggebers (Brautpaar ) in jeder erforderlichen Hinsicht, insbesondere im Hinblick auf bestehende finanzielle oder andere Risken und Haftungen
· Finden optimaler Locations und Zeitpunkte
· Planung der Veranstaltung, Kostenkalkulation, Einholung von Voranschlägen, Budgetberatung, Erfolgs-und Qualitätskontrolle
· Ggf. Einholung der erforderlichen Berechtigungen für den Auftraggeber
· Wenn im Falle öffentlicher Veranstaltung gewünscht: Übernahme der Position des Veranstalters (Durchführung der Veranstaltung), Einholung der erforderlichen Berechtigungen insbesondere nach dem Landes-Veranstaltungsrecht, Übernahme der einschlägigen gesetzlich vorgesehenen Pflichten und Verantwortungen
· Vorbereitung der Veranstaltung, insbesondere Engagement/Vermittlung von Künstlern
· Organisation der Veranstaltung
· Koordinierung von Subunternehmern, Durchführungsüberwachung
· Schulung von Dienstnehmern
· Erstellung eines Sicherheitskonzepts
· Organisation und ggf. Durchführung des Notfallsmanagements
· Vermittlung oder Zurverfügungstellung von Spezialisten: zB Moderatoren, Diskjockeys
· Der Wedding Planner informiert das Brautpaar als Auftraggeber laufend über die Weitergabe von Leistungen an ausgewählte, qualifizierte und gewerberechtlich befugte Partner.
· Wahlweise bietet der Wedding Planner auch einen Gesamtauftrag als Generalunternehmer mit sorgfältig ausgewählten, qualifizierten und befugten Subunternehmern an.
· Nachbearbeitung der Veranstaltung: feedback, Medien-Kontrolle, Evaluierung für Folgeveranstaltungen
Ausführung der Leistungen
Der WP verbürgt sich für eine sorgfältige und umfassende Vorbereitung. Die ausgewählten Lieferanten werden einer sorgfältigen Prüfung unterzogen. Damit ist seitens des WP sichergestellt, dass die ausgewählten Subunternehmer und Lieferanten die Leistungen sorgfältig, verlässlich und mit bester Qualität erbringen.
Krisen- und Notfallsmanagement
Der WP hat für jede mögliche Abweichung von der vereinbarten Situation eine vorbereitete Strategie parat.
Dies gilt insbesondere für einen gleichwertigen Ersatz bei einem möglichen Ausfall des WP oder anderer Partner bzw Subunternehmer (zB Fotograf, DJ).
Um dies zu gewährleisten, verfügt der WP über ein jederzeit verfügbares Netzwerk an Partnern, die in Notfällen rasch und unbürokratisch helfen können, wie zB Schneider, Schuster, Friseur.
